Behandling af personoplysninger ifm. jobansøgning ved EVA

Nedenfor kan de læse mere om, hvordan EVA behandler personoplysninger i forbindelse med opslåede stillinger.

Når du søger job ved EVA, behandler vi personoplysninger om dig. Vi modtager kun ansøgninger igennem rekrutteringssystemet, Statens eRekruttering (HR-manager). EVA modtager ikke uopfordrede ansøgninger. Uopfordrede ansøgninger vil derfor blive slettet.

Moderniseringsstyrelsen, som systemforvalter for staten, og EVA, som ansættelsesmyndighed, er fælles dataansvarlige for de personoplysninger, der behandles om dig i forbindelse med din ansøgning. Forholdet om det fælles dataansvar er nærmere beskrevet i cirkulæreskrivelse CIS nr. 9223 af 23/03/2018 om fælles dataansvar vedrørende Moderniseringsstyrelsens fællesoffentlige systemer. Moderniseringsstyrelsen har udarbejdet følgende orientering om de behandlinger af dine persondata, der sker i Statens eRekruttering.

Når du sender en ansøgning igennem Statens eRekruttering, giver du samtykke til, at vi må behandle de personoplysninger, som du registrerer i forbindelse med din ansøgning.

Almindelige personoplysninger behandles med hjemmel i:

  • Databeskyttelsesforordningens artikel 6(1)(e) - offentlig myndighedsudøvelse

Særlige kategorier af oplysninger (følsomme oplysninger) behandles med hjemmel i:

  • Databeskyttelsesforordningens artikel 9(2)(a) - dit samtykke
  • Databeskyttelsesforordningens artikel 9(2)(b) - nødvendigt for at vi kan overholde vores arbejdsretlige forpligtelse, særligt i forhold til bekendtgørelse om kompensation til handicappede i erhverv mv.
  • Databeskyttelsesforordningens artikel 9(2)(f) - nødvendigt for at vi kan fastlægge eller forsvare et retskrav eller gøre dette gældende; særligt i forhold til bekendtgørelse om kompensation til handicappede i erhverv mv.

Indsamling og behandling af dine personoplysninger

EVA’s behandling af de oplysninger, du har givet i forbindelse med din ansøgning, behandles til det formål at besætte opslåede stillinger med kvalificerede kandidater. Derudover kan Moderniseringsstyrelsen benytte aggregerede data til det formål at udvikle og optimere Statens eRekruttering.

I forbindelse med rekruttering behandler vi i de fleste tilfælde kun almindelige personoplysninger om dig, herunder navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresser, faglige kvalifikationer, uddannelse, tidligere beskæftigelse, evt. personlighedstest, mv.

Derudover kan CPR-numre forekomme i de tilfælde, hvor du ikke har overstreget disse i fx eksamenspapirer. Som en del af rekrutteringsprocessen kan det være, at vi også indhenter oplysninger om dig fra offentligt tilgængelige kilder. I dette tilfælde vil du blive orienteret om, hvilke kategorier af oplysninger der er indsamlet samt hvor de er indsamlet.

Hvis du i ansøgningen sætter kryds ved, at du er omfattet af reglerne i bekendtgørelse om ”kompensation til handicappede i erhverv mv.” behandles dette som en helbredsoplysning jf. reglerne om særlige kategorier af personoplysninger i databeskyttelsesforordningen.

Hvis der tages referencer som led i ansættelsesprocessen indhentes almindelige personoplysninger, herunder vurderinger af dine faglige og sociale kompetencer. Der indhentes ikke følsomme oplysninger eller oplysninger om strafbare forhold.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi opbevarer de oplysninger, du har givet i forbindelse med din ansøgning indtil rekrutteringsprocessen er afsluttet.
Dine oplysninger opbevares dog ikke i mere end 6 måneder, medmindre du specifikt udtrykker ønske herom. Oplysningerne i Statens eRekruttering slettes automatisk af HR-manager efter 6 måneder.

Vi opbevarer kun oplysningerne i Statens eRekruttering. I tilfælde af ansættelse bliver oplysningerne overført til din personalesag. Du vil i det tilfælde kunne læse mere i EVA’s politik for behandling af personoplysninger for ansatte på EVA.

Videregivelse af personoplysninger

Vi kan dele oplysningerne med tredjeparter, som hjælper os med ansættelsesprocessen. Fx eksterne udbydere personlighedstests.

Vi kan dele dine oplysninger med offentlige og juridiske instanser, hvis vi er forpligtet til det. Det kan fx. være oplysninger der skal deles med din bopælskommune, hvis du er handicappet og ønsker at benytte din fortrinsret eller oplysninger der skal deles med din skole, hvis du har søgt en elevplads.

Dine (den registreredes) rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række øvrige rettigheder i forhold til behandlingen af dine personoplysninger.

  • Ret til at se oplysninger (indsigtsret): Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, herunder ret til at modtage en række oplysninger om den behandling der foretages. Ret til berigtigelse Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
  • Ret til sletning: Du har i visse tilfælde ret til at få dine personoplysninger slettet, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Retten til sletning af oplysninger hos offentlige myndigheder kan være begrænset på grund af reglerne om journalisering og arkivering.

Du har fuld adgang til dine personoplysninger i HR-manager (dataportabilitet). Såfremt du ønsker at få slettet dine oplysninger i HR-manager inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer, kan du slette dine personoplysninger ved at følge den vejledning, som du fik tilsendt i autosvaret fra Statens E-rekruttering ifm. ansøgningen.

Samtykke til behandling af personoplysninger kan til enhver tid trækkes tilbage ved at kontakte de personer, der er anført som kontaktpersoner i jobopslaget. Hvis du tilbagekalder et samtykke påvirker det ikke lovligheden af den behandling, der allerede er foretaget på baggrund af samtykket. De personoplysninger, vi har indhentet på baggrund af det tilbagekaldte samtykke, vil blive slettet fra systemet, så der ikke kan ske fremtidig behandling.

Senest opdateret d. 24. februar 2022.

Mathias Tolstrup Wester
Administrationschef
Økonomi og administration